Praxisauflösung: Besonderheiten bei medizinischen Geräten und Akten

Die Auflösung einer Arztpraxis ist ein komplexer Vorgang, der weit über das reine Entrümpeln hinausgeht. Neben Möbeln und Einrichtungsgegenständen müssen vor allem medizinische Geräte und Patientenakten fachgerecht behandelt werden. Wer hier nicht sorgfältig vorgeht, riskiert rechtliche Konsequenzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte bei einer Praxisauflösung wichtig sind und worauf Sie besonders achten sollten.

1. Gründliche Planung und Bestandsaufnahme

Vor jeder Praxisauflösung sollte eine detaillierte Bestandsaufnahme erfolgen. Dabei werden alle Gegenstände erfasst – von medizinischen Geräten über Möbel bis zu Verbrauchsmaterialien. Ein strukturierter Plan mit Zuständigkeiten, Fristen und Entsorgungswegen hilft, den Ablauf effizient zu gestalten und nichts zu übersehen.

2. Medizinische Geräte: Fachgerechte Entsorgung und Weiterverwendung

Medizinische Geräte dürfen nicht einfach im Sperrmüll landen. Sie unterliegen besonderen Entsorgungs- und Sicherheitsvorschriften. Viele Geräte enthalten elektronische oder gefährliche Bestandteile wie Batterien, Chemikalien oder Schwermetalle.

Wichtige Punkte zur Geräteentsorgung:

Medizinische Altgeräte müssen gemäß ElektroG (Elektro- und Elektronikgerätegesetz) entsorgt werden.
Geräte mit Patientendaten (z. B. Ultraschall, Röntgen, EKG) müssen vor der Entsorgung oder dem Weiterverkauf vollständig datenschutzkonform gelöscht werden.
Funktionsfähige Geräte können oft weiterverkauft oder an humanitäre Organisationen gespendet werden – hier lohnt sich eine Prüfung durch Fachfirmen.

Ein zertifiziertes Entsorgungsunternehmen sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und Sie als Praxisinhaber rechtlich auf der sicheren Seite sind.

3. Datenschutz: Verantwortung für Patientenakten

Der Datenschutz spielt bei einer Praxisauflösung eine zentrale Rolle. Nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz sind medizinische Unterlagen besonders schützenswert. Das bedeutet:

Patientenakten dürfen niemals ungesichert entsorgt werden.
Sie müssen entweder sicher archiviert oder nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen:

Patientenakten: mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f BGB)
Röntgenaufnahmen: 10 Jahre, bei Kindern und Jugendlichen bis zum 28. Lebensjahr
Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre

Wer keine Nachfolgerpraxis übergibt, muss eine sichere Lagerung gewährleisten oder eine autorisierte Firma mit der datenschutzgerechten Aktenvernichtung beauftragen.

4. Dokumentation und Nachweisführung

Bei Praxisauflösungen ist eine lückenlose Dokumentation wichtig – insbesondere bei der Entsorgung von sensiblen Materialien. Lassen Sie sich von allen Dienstleistern Entsorgungs- und Vernichtungsnachweise ausstellen. Diese Nachweise dienen als Beleg, dass Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nachgekommen sind, und können bei Nachfragen von Behörden entscheidend sein.

5. Übergabe oder Verkauf der Praxisräume

Oft werden Praxisräume an Nachfolger, Vermieter oder Eigentümer übergeben. Dabei sollte die Praxis besenrein und frei von Altinventar übergeben werden. Falls eine Nachfolgepraxis geplant ist, kann es sinnvoll sein, bestimmte Geräte oder Möbel in Absprache zu überlassen. Hier empfiehlt sich ein klarer Übergabevertrag.

6. Chemikalien, Arzneimittel und Gefahrstoffe

In vielen Praxen befinden sich Reste von Medikamenten, Desinfektionsmitteln oder Chemikalien. Diese Stoffe gelten als gefährliche Abfälle und dürfen keinesfalls über den Hausmüll entsorgt werden. Eine fachgerechte Abholung durch ein Entsorgungsunternehmen mit entsprechender Lizenz ist hier Pflicht.

Tipp: Halten Sie alle Gefahrstoffe in einer separaten Liste fest, um den Überblick zu behalten und die Entsorgung nachvollziehbar zu dokumentieren.

7. IT-Systeme und digitale Daten

Auch digitale Praxisdaten müssen sicher gelöscht werden – inklusive Datenträgern, Backups und Servern. Eine einfache „Datei löschen“-Funktion reicht hier nicht aus. Nur eine zertifizierte Datenlöschung (z. B. nach DIN 66399) stellt sicher, dass keine sensiblen Informationen wiederhergestellt werden können.

8. Zusammenarbeit mit Fachfirmen

Eine Praxisauflösung ist in der Regel keine Aufgabe für Laien. Die Kombination aus medizinischen Geräten, sensiblen Daten und speziellen Entsorgungsvorschriften erfordert Erfahrung. Professionelle Entrümpelungsunternehmen mit Spezialisierung auf Praxisauflösungen übernehmen:

Demontage und Transport
Fachgerechte Entsorgung nach gesetzlichen Vorgaben
Datenschutzkonforme Aktenvernichtung
Reinigung und Übergabe

So sparen Sie Zeit und minimieren das Risiko rechtlicher Fehler.

9. Kommunikation mit Behörden und Ärztekammer

Informieren Sie frühzeitig die zuständigen Ärztekammern, Krankenkassen und Berufsgenossenschaften über die Schließung der Praxis. Auch Versicherungen, Laborpartner und Lieferanten sollten benachrichtigt werden, damit keine laufenden Verträge bestehen bleiben.

10. Abschluss und Neuanfang

Wenn alles ordnungsgemäß abgewickelt ist, bleibt nur noch der administrative Abschluss: Bankkonten schließen, Versicherungen kündigen, eventuelle Restposten abrechnen. Danach ist die Praxisauflösung abgeschlossen – und ein neuer Lebensabschnitt kann beginnen.

Fazit

Eine Praxisauflösung erfordert mehr als nur das Ausräumen von Räumen. Datenschutz, Gerätesicherheit und gesetzliche Aufbewahrungsfristen machen sie zu einem anspruchsvollen Prozess. Mit professioneller Unterstützung und sorgfältiger Planung lässt sich die Auflösung jedoch sicher, effizient und rechtskonform umsetzen.

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